Vedtægter
- 2023-04-25
§1. Navn og hjemsted:
Foreningens navn er Hvidovre Atletik & Motion. Foreningens hjemsted er Hvidovre Stadion, Sollentuna Allé
1-5, 2650 Hvidovre i HvidovreKommune.
§2. Formål:
Foreningens formål er at dyrke og udbrede kendskab til atletik og motion på både elite- og breddeplan.
§3. Tilhørsforhold:
Foreningen er medlem af Dansk Atletik Forbund (DAF) under Danmarks Idrætsforbund (DIF) samt Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger (DGI) og er underlagt disses love og forbundsbestemmelser.
Foreningen er ligeledes underlagt de med Hvidovre kommune gældende aftaler vedrørende benyttelse af Hvidovre stadion.
§4. Stemmeret:
Alle medlemmer har møde- og taleret på foreningens generalforsamlinger. Kun medlemmer over 15 år har stemmeret på foreningens generalforsamlinger. Er man under 15 år overgår stemmeret til én forælder eller én værge.
For alle gælder, at man kun har stemmeret ved personligt fremmøde, og hvis man ikke er i kontingentrestance eller har anden gæld til foreningen, samt har været medlem i mindst 3 måneder før generalforsamlingen.
§5. Underafdelinger:
Foreningen er hovedafdeling for atletik- og motionsaktiviteter. Andre idrætsaktiviteter kan optages gennem vedtagelse på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling. Generalforsamlingen kan i denne forbindelse beslutte at oprette underafdelinger til varetagelse af disse aktiviteter. Alle underafdelinger er forpligtet i.h.t. foreningens vedtægter.
Underafdelingerne ledes en styregruppe, der vælges på demokratisk vis af underafdelingens medlemmer på et medlemsmøde, der skal afholdes senest 1 måned efter foreningens årlige Generalforsamling. Styregruppen skal minimum bestå af 3 medlemmer, konstituere sig selv, og vælger selv en repræsentant til at sidde med i foreningens bestyrelse for 1 år ad gangen
Underafdelingerne skal udarbejde forslag til budget og retningslinjer, der hvert år op til foreningens ordinære Generalforsamling skal godkendes af bestyrelsen, og være en del af foreningens samlede budget, som skal godkendes på generalforsamlingen. Indenfor underafdelingens godkendte budget og retningslinjer kan afdelingens styregruppe frit disponere. Foreningens bestyrelse og underafdelingernes styregrupper aftaler proceduren for udarbejdelse af underafdelingernes budget og tilhørende retningslinjer.
Medmindre andet er aftalt, så er en underafdeling altid underlagt de sponsormæssige aftaler, som hovedforeningen har indgået. Ønsker en underafdeling at lave egne sponsoraftaler, så skal det altid godkendes af foreningens bestyrelse inden en aftale indgås. Har en underafdeling behov for at være i dialog med en offentlig myndighed, så må det kun finde sted efter skriftlig aftale med foreningens formand.
Opløsning af en underafdeling kan kun besluttes på foreningens ordinære generalforsamling, og kræver at mindst 3/4 af alle fremmødte stemmer for forslaget om underafdelingens opløsning.
Note: Pr. 30.11.2021 er Hvidovre Motionscenter og Kænturjon Gym underafdelinger.
§6. Generalforsamlingen:
Generalforsamlingen, der skal afholdes i Hvidovre, er foreningens højeste myndighed. Den ordinære generalforsamling skal indkaldes skriftlig via mail til medlemmerne, og skal desuden annonceres på foreningens hjemmeside, med mindst 3 ugers varsel. Den skal afholdes hvert år senest den 30.april med flg. dagsorden:
- Valg af dirigent (som ikke er medlem af bestyrelsen).
- Formandens beretning – til godkendelse.
- Årsregnskab - til godkendelse.
- Bestyrelsens oplæg til indsatsområder – til orientering.
- Indkomne forslag.
- Fastsættelse af kontingent for medlemskab af hovedforeningen og underafdelinger – til godkendelse.
- Budget for de kommende 2 år – til orientering.
- Valg (i h.t. lovenes §8.).
- Valg af ekstern revisor
- Eventuelt.
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde skriftligt senest 10 dage før generalforsamlingens afholdelse. Dagsorden med rettidigt indkomne forslag bekendtgøres senest 7 dage før generalforsamlingen af bestyrelsen ved udsendelse pr. mail samt ved offentliggørelse på foreningens hjemmeside.
Forslag til ændring af foreningens vedtægter skal for at have gyldighed være vedtaget med mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer. Øvrige beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal.
§7. Ekstraordinær generalforsamling:
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, såfremt der skriftligt fremsættes en begæring herom af mindst 10 stemmeberettigede medlemmer, eller af mindst halvdelen af den til enhver tid siddende bestyrelse. Generalforsamlingen afholdes senest 4 uger efter den modtagne anmodning.
Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes skriftligt via mail til medlemmerne med mindst 14 dages varsel og desuden annonceres på foreningens hjemmeside med det/de konkrete forslag, som den ekstraordinære generalforsamling skal tage stilling til.
Dagsorden med bestyrelsens indstilling til de indkomne forslag bekendtgøres senest 7 dage før generalforsamlingen ved udsendelse pr. mail samt ved offentliggørelse på foreningens hjemmeside.
Der kan kun træffes beslutninger om emner, der er på dagsordenen. Vedtagelser sker som på den ordinære generalforsamling.
§8. Valg til bestyrelse og økonomiudvalg:
Foreningen ledes af en bestyrelse bestående af en formand, en næstformand og en økonomiansvarlig, suppleret med et antal yderligere medlemmer (som beskrevet nedenfor), samt af 1-2 suppleanter, der har møderet, men ikke stemmeret i bestyrelsen.
Bestyrelsen er, i perioden mellem generalforsamlingerne, foreningens øverste politiske og økonomiske myndighed, og skal som sådan fastlægge den overordnede kurs for foreningens drift og udvikling. Den daglige drift varetages primært af foreningens forskellige udvalg (se §9) samt ansatte medarbejdere.
Bestyrelsen består således af 5 medlemmer valgt på generalforsamlingen, samt en indirekte valgt repræsentant for hver underafdeling for et år ad gangen (se §5):
- Formand og et bestyrelsesmedlem vælges i lige år for en toårig periode.
- Næstformand, økonomiansvarlig og et bestyrelsesmedlem vælges i ulige år for en toårig periode.
- 1-2 suppleanter vælges for en etårig periode.
På den ordinære generalforsamling vælges desuden 2-3 medlemmer for en etårig periode til et økonomiudvalg, der under ledelse af den økonomiansvarlige, styrer foreningens daglige økonomi og via kritiske analyser skal give input til bestyrelsen ift. styring, budgettering og prioritering af foreningens midler.
§9. Nedsættelse af diverse udvalg:
Bestyrelsen kan til varetagelse og drift af foreningens opgaver og aktiviteter nedsætte udvalg og arbejdsgrupper.
Bestyrelsen er ansvarlig for at beskrive formål, rammer og opgaver for arbejdet i sådanne udvalg og arbejdsgrupper gennem et kommissorium. Bestyrelsen udpeger blandt sine medlemmer kontaktpersoner til de respektive udvalg og arbejdsgrupper, som hver især ligeledes blandt sine medlemmer udpeger en kontaktperson til bestyrelsen.
Alle udvalg og arbejdsgrupper er underlagt de budgetmæssige rammer, som er fastlagt af foreningens generalforsamling og bestyrelse.
Samme retningslinjer gør sig gældende for udvalg nedsat af styregruppen i en underafdeling.
§10. Kontingent, regnskabsår og tegningsret:
Foreningen er en økonomisk selvstændig enhed. Kontingent for både hoved- og underafdelinger fastsættes alle af generalforsamlingen hvert år for et år ad gangen, og træder i kraft med virkning fra ændringerne er vedtaget. Hvis et medlem ikke har betalt sit kontingent for nærmest forudgående kontingentperiode, er vedkommende i restance og mister hermed både sine medlemsmuligheder og -rettigheder.
Regnskabsåret følger kalenderåret.
Foreningen tegnes af enten formanden alene eller to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være næstformanden eller den økonomiansvarlige.
§11. Æresmedlemmer:
Bestyrelsen kan i enighed udnævne et medlem til æresmedlem, såfremt den finder, at den pågældende ved sin indsats for foreningen har gjort sig særligt fortjent til dette. Æresmedlemmer er kontingentfri på livstid, og bevarer alle medlemsrettigheder i foreningen.
Kun en generalforsamling kan ophæve et æresmedlemskab, hvilket kræver minimum 3/4 flertal blandt de fremmødte stemmeberettigede.
§12. Eksklusion:
Hvis et medlem modarbejder eller skader foreningens interesser (direkte eller indirekte), er bestyrelsen berettiget til at ekskludere vedkommende, men medlemmet har krav på at blive hørt inden bestyrelsen træffer sin beslutning.
Det ekskluderede medlem har mulighed for skriftligt at anke eksklusionen, der så vil blive taget op som et særskilt punkt på dagsorden på den førstkommende ordinære Generalforsamling. Indtil da vil medlemmet fortsat være ekskluderet uden medlemsmuligheder og -rettigheder i foreningen. En endelig eksklusion kræver samme majoritet som ved ændring af foreningens vedtægter.
§13. Vedtægtsændring:
Forslag til vedtægtsændringer skal indgives skriftligt til foreningens formand senest 10 dage før generalforsamlingen og skal, for at have gyldighed, vedtages med mindst 2/3 af de fremmødte stemmer. Alle vedtagne forslag træder i kraft fra og med den Generalforsamling, hvor forslaget er vedtaget.
Indsendte vedtægtsændringer skal offentliggøres af bestyrelsen senest 7 dage før afholdelsen ved udsendelse pr. mail samt ved offentliggørelse på foreningens hjemmeside.
§14. Fusion:
Foreningen kan indgå fusion/sammenlægning med en anden idrætsforening, når dette vedtages på en ordinær generalforsamling, samt en efterfølgende ekstraordinær generalforsamling, afholdt tidligst 4 uger efter, og senest 6 uger efter den ordinære generalforsamling. Vedtagelsen skal på begge generalforsamlinger ske med mindst 3/4 af de fremmødte stemmer.
Ved fusion overgår aktiver og passiver til den fusionerede forening.
§15. Opløsning:
Foreningen kan opløses, når dette vedtages på en ordinær generalforsamling, samt en efterfølgende ekstraordinær generalforsamling afholdt tidligst 4 uger efter, og senest 6 uger efter, den ordinære generalforsamling. Vedtagelsen skal på begge generalforsamlinger ske med mindst 3/4 af de afgivne stemmer.
Ved opløsning tilfalder evt. aktiver andre almengørende eller almennyttige foreninger med idrætslige formål efter generalforsamlingens beslutning efter simpelt flertal.
Foreningens vedtægter er senest opdateret 19.december 2022.
