Stævnedeltagelse og transporttilskud
- 2024-02-19
Stævnedeltagelse 2024
Hvordan fungerer det, hvad er mit ansvar, og hvad gør klubben?
Dette dokument skulle gerne give et overblik over hvordan stævnedeltagelse og tilskud fungerer i klubben. Har man spørgsmål, så rettes de til klubbens sportschef.
Stævnetilmelding og startpenge
- Klubben betaler altid startpenge, dog ikke til internationale mastersmesterskaber.
- Klubben betaler ikke startpenge til motionsløb, medmindre andet er skriftlig aftalt med klubbens sportschef.
- Man melder sig til stævner på klubbens tilmeldingsside. Hvis stævnerne ikke figurerer på siden, så kontakt klubbens tilmeldingsansvarlige/Sportschef/Ungdomschef for at spørge ind til stævnetilmelding. Bliver der ikke opsat stævnetilmelding, så tilmelder man sig selv direkte hos arrangørerne.
- Skal man selv tilmelde sig, og samtidig betale (som ved Roster), så videresend kvittering med dit navn og kontonummer til Sportschefen, så du kan få dækket dit udlæg.
- Efteranmelder man sig, så betaler man altid selv ekstraudgiften.
- Møder man ikke til start, uanset årsag, så betaler man altid selv alle startpengene.
Transport til stævner i Danmark
- Klubben yder ikke tilskud til transport til masters arrangementer, og heller ikke til ikke- mesterskabsarrangementer på cross/landevej.
- Man betaler selv al transport til stævner afholdt indenfor ”Hovedstadsområdet”, der i denne sammenhæng inkluderer Køge, Roskilde og Helsingør.
- Skal man til stævne i Danmark udenfor ”Hovedstadsområdet” (=længere væk end syd for Køge og vest for Roskilde), så giver klubben et tilskud til transport med bil på 2,00 kr./km fra Hvidovre Stadion, hvis bilen som udgangspunkt er fyldt op. Vi betaler også evt. færge/broafgift til Fyn/Jylland efter skriftlig aftale med klubbens Sportschef.
- Ved brug af Storebæltsbroen, så giver klubben et tilskud, der svarer til den billigste pris, der gives ved et abonnement, pt. 392 kr. T/R med automatisk betaling med Bizz/nummerplade. Man har selv ansvar for at en i bilen har et abonnement. Den resterende udgift deles mellem bilens passagerer.
- Kører man færre end 3 trænere/aktive til/fra det pågældende stævne fra Hvidovre AM, eller tager man bus/tog/fly, så skal det godkendes på forhånd af klubbens Sportschef.
- Dette dækker også forældrekørsel, hvis man har mindst 3 aktive/trænere med i bilen.
- Kører der medlemmer fra andre klubber med i bilen, så skal dette meddeles klubbens sportschef, der så ser til, at der sendes en faktura til den pågældende klub, så der betales forholdsmæssigt.
Transport til stævner/træninger i Sydsverige og længere væk
- Ved alle stævner giver klubben tilskud til Øresundsbroen, der svarer til den billigste pris, der gives for et abonnement, pt. 350 kr. med ØresundGo for en returbillet. Man har selv ansvar for at en i bilen har et abonnement. Den resterende udgift deles mellem bilens passagerer.
- Kører der medlemmer fra andre klubber med i bilen, så skal dette meddeles klubbens sportschef, der så ser til, at der sendes en faktura til den pågældende klub, så der betales forholdsmæssigt.
- Der skelnes mellem stævner med relativ kort kørsel (op til Landskrona, Lund og Trelleborg), mellemlang kørsel (yderligere op til Göteborg, Växjö, Jönköping og Kalmar) og lang kørsel (længere end de nævnte byer).
- Ved korte kørsler gives det intet kørselstilskud, og man deles i den enkelte bil om udgiften. Ved mellemlang kørsel giver klubben et transporttilskud på 2,00 kr./km gældende fra Hvidovre Stadion, hvis bilen som udgangspunkt er fyldt op.
- Er der aftalt indendørs træninger i Malmö på skrift med klubbens sportschef, så gælder der de samme tilskudsregler.
- Skal man køre længere, så skal det altid godkendes skriftligt på forkant af klubbens sportschef. Her dækker klubben max. 800 km med 2,00 kr./km gældende fra Hvidovre Stadion og herefter 1,00 kr./km. Alt herudover skal dækkes af bilens passagerer.
- Ønsker man at deltage i udenlandske stævner længere væk, der kræver fly, så giver klubben som udgangspunkt et tilskud på flybilletten på 500 kr./person T/R, under forudsætning af, at det er godkendt af sportschefen. Resten skal man som udgangspunkt selv dække.
Overnatning til stævner
- Klubben dækker ikke overnatning til stævner medmindre det på forhånd skriftligt er godkendt af klubbens sportschef.
- Klubben dækker ikke overnatning ved stævner på Sjælland og i Sydsverige (på det der er omtalt som kort kørsel under transporttilskud).
- Ønsker man overnatning ved stævner længere væk, så dækker klubben de første 400 kr./værelse/overnatning. Klubben dækker som udgangspunkt max. 2 overnatninger/stævne.
- Booker man et dobbeltværelse til 1.000 kr. så vil der altså være en brugerbetaling på 300 kr./person/overnatning ((1.000-400)/2). Ønsker man enkeltværelse, og prisen igen er 1.000 kr./overnatning, så vil brugerbetalingen være 600 kr./overnatning (1.000-400).
- Er man en gruppe afsted f.eks 5 personer, og prisen fortsat er 1.000kr./værelse/overnatning, så har man brug for 3 dobbeltværelser i alt til en samlet pris på 3.000 kr./overnatning (3x1.000). For at stille alle lige, så vil der være et tilskud på 1.200 kr./overnatning for de 3 værelser (3x400), og brugerbetalingen vil derfor være 360 kr./person/overnatning ((3.000-1.200):5).
Danske Mesterskaber – transport, bespisning, brugerbetaling
- Al tilmelding til DM foregår via ungdomschef (ungdoms DM) eller sportschef (senior). Man kan ikke tilmelde sig på individuel basis som ungdom eller senior udøver medmindre andet er aftalt med klubbens sportschef.
- Der ydes ikke tilskud til kørsel og overnatning ved Masters mesterskaber.
- Der gives kun kørselstilskud, hvis man minimum er 3 personer (trænere/udøvere til det pågældende stævne fra Hvidovre AM) i en bil medmindre andet på forhånd er aftalt skriftligt med klubbens sportschef. Der gives 2,00 kr./km gældende fra Hvidovre Stadion. Vi betaler også evt. færge/broafgift efter aftale efter samme kriterier som nævnt længere oppe.
- Klubben sørger for overnatning og morgenmad ved DM bane/indendørs for senior/ungdom. Har man brug for overnatning til andre DM, så bedes man kontakte Sportschefen.
- Hvis der er behov for overnatning ved flerdagsarrangementer eller pga tidlig stævnestart på Fyn eller i Jylland, så betaler klubben billigste overnatning efter nærmere aftale med klubbens sportschef.
- Ved DM Ungdom på bane/indendørs, så sørger klubben også for måltider, når man er på konkurrencestedet. Man står selv for øvrige måltider/behov.
- Der vil ved DMU inde og ude være en brugerbetaling på minimum 600 kr. for deltagelse.
- Hvis forbundet har opstillet kvalifikationskrav, så vil der for senior ikke være nogen brugerbetaling, hvis man lever op til disse krav. Er der mulighed for at komme med på tillægslister eller på anden vis, så vil der være en brugerbetaling på ca. 2/3 af udgiften forbundet med transport og overnatning,og dette gælder både ungdom og senior.
Gældende fra 20.januar 2024
